WEG-Verwaltung
Ihre WEG-Verwaltung in den besten Händen!
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Die Verwaltung, Betreuung und Werterhaltung von Immobilien sollte Profis überlassen werden. Dafür gibt es uns!
Das Team von Josef Immobilien sorgt dafür, dass sich Mieter, Eigentümer und Gewerbe unter einem Dach wohlfühlen.
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Die wichtigsten Aufgaben in der WEG-Verwaltung sind:
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die Verwaltung des gemeinschaftlichen Vermögens
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die ordnungsgemäße Buchführung über sämtliche Geldflüsse
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die Erstellung einer geordneten Jahresendabrechnung über die Einnahmen und Ausgaben der Eigentümergemeinschaft als Gesamtabrechnung und Einzelabrechnung für jeden Eigentümer
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die Erstellung eines Jahreswirtschaftsplanes
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die Vorbereitung, Einberufung und Abhaltung von Eigentümerversammlungen
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die Überwachung von Versicherungs- und Versorgungsverträgen, Hausmeisterdiensten sowie Handwerkerleistungen
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die Rechnungskontrolle und Absicherung des Zahlungsverkehrs
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technische Kontrollen zur Früherkennung notwendiger Reparaturen
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Auftragsvergabe bei beschlossenen Reparaturmaßnahmen
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die Einleitung von Sofortmaßnahmen im Havariefall
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die Sicherstellung der Einhaltung von Wartungsintervallen
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die Überwachung und Durchsetzung der Hausordnung
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u. v. m. …
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Was ist WEG-Verwaltung?
Bei der WEG-Verwaltung handelt es sich um die Verwaltung sogenannter Wohn-Eigentümer-Gemeinschaften. Der Begriff stammt aus dem deutschen Wohneigentumsrecht. Dabei gehört eine Wohnimmobilie mehreren Eigentümern gemeinschaftlich, oder kurz: Ein Objekt mit mehreren Eigentumswohnungen. Zu den Aufgaben gehören die technische, wirtschaftliche und kaufmännische Betreuung der WEG sowie die Erstellung und Durchsetzung einer entsprechenden Hausordnung.
Grundlage für die ordnungsgemäße Verwaltung ist das WEG-Gesetz. Der Verwalter einer WEG wird durch Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung bestellt. Die Bestellung gilt im Anschluss für maximal 5 (im Falle eines Neubaus und bei erster Bestellung für 3 Jahre). Sobald eine Verwalter bestellt ist, kümmert sich dieser im Anschluss um die korrekte Einbestellung und Durchführung aller weiteren Eigentümerversammlungen.
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Abrechnung & Mahnung
Auch in einer Wohn-Eigentümer-Gemeinschaft werden Zahlungen durch die Eigentümer fällig. Diese Hausgeld-Zahlungen sind analog zu Mieten ebenfalls monatlich fällig. Aufgabe des Verwaltenden ist hier, die Zahlungen der Hausgelder zu überwachen und versäumte Zahlungen der Eigentümer einzutreiben. Dazu erhält die Verwaltung mit Bestellung durch die Eigentümerversammlung das Recht, in deren Namen Mahnungen zu versenden bzw. diese im schlimmsten Fall auch juristisch zu vertreten. Häufig erfolgt die juristische Vertretung in direkter Zusammenarbeit mit einem entsprechenden Anwalt. Ein Teil des Hausgeldes wird zudem in Form einer Rücklage auf einem gesonderten Konto hinterlegt. Dieses dient hauptsächlich zur Finanzierung von Sanierungsmaßnahmen in der Zukunft.
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Wirtschaftsplan und Abrechnung
Neben der Beaufsichtigung und Nachverfolgung der eingehenden Zahlungen der Eigentümer gehört auch die Prüfung, Bezahlung und richtige Verbuchung von Auszahlungen zu den Aufgaben des Hausverwalters. Alle Auszahlungen müssen unveränderlich gespeichert werden und bedürfen einer zugrundeliegenden, detaillierten Rechnung. Zur Gegenüberstellung von Ein- und Auszahlungen ist eine klassische Einnahmen-Überschussrechnung ausreichend.
Im Vorfeld eines jeden Jahres erstellt der Verwaltende einen Wirtschaftsplan, der die zu erwartenden Zahlungen des kommenden Jahres prognostiziert und auch die voraussichtlichen Hausgeldzahlungen bemisst. Dabei errechnet die Verwaltung auf Basis bestehender Verträge und Erfahrungen aus den Vorjahren die benötigten Gelder und legt diese entsprechend der Teilungserklärung und des vereinbarten Umlagespiegels auf die einzelnen Eigentümer um.
Nach Abschluss des Wirtschaftsjahres erfolgt die Endabrechnung analog, hierfür bilden tatsächliche Rechnungen und Auszahlungen die Basis der Kalkulation. Differenzen zwischen Wirtschaftsplan und Abrechnung werden im Rahmen einer entsprechenden Nachzahlung ausgeglichen. Sollte mehr Geld eingezahlt worden sein als im Wirtschaftsplan veranschlagt, kann das Geld entweder der Rücklage zugeführt oder an die Eigentümer ausgezahlt werden.
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Instandhaltung und Sanierung
Der dritte Tätigkeitsbereich der WEG-Verwaltung umfasst die technische Betreuung der Immobilie. Dazu ist es wichtig zu wissen: Eine Hausverwaltung ist nicht unbedingt auch ein Hausmeister-Service. Einige Verwaltungen bieten zwar einen zusätzlichen Hausmeister-Service von sich aus an, aber dabei handelt es sich in der Regel um eine zusätzliche Leistung, die entsprechend abgerechnet wird.
Die eigentliche Aufgabe einer Hausverwaltung besteht hingegen in der Bedarfsermittlung, Beauftragung und Beaufsichtigung von Reparaturmaßnahmen, Instandhaltungen und Sanierungsmaßnahmen. Dazu muss sich die Verwaltung regelmäßig einen Eindruck des aktuellen Zustands der Immobilie verschaffen und hierbei vor allem auch auf versteckte Schäden oder potenzielle zukünftige Probleme achten. Sollte dem Verwalter ein Problem auffallen oder auch durch die Eigentümer zugetragen werden, ist es die Aufgabe der Verwaltung einen Handwerker zu suchen und mit der Behebung des Schadens zu beauftragen. Bei größeren Sanierungsmaßnahmen schreiben die Verwaltungen die Projekte entsprechend aus und ermitteln das Angebot mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Wichtig ist zu unterscheiden, ob es sich um eine Reparatur, die schnell erfolgen muss oder um eine Sanierung/Modernisierung/Renovierung handelt, die länger vorbereitet werden muss.
Vorausschauende Verwalter erstellen zudem einen langfristigen Sanierungsplan, in dem Maßnahmen, die in regelmäßigen Abständen erfolgen müssen, aufgeführt sind. Diese Planungen bilden zudem die Basis für die Kalkulation der Rücklagen der WEG.
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Eigentümerversammlung
Die Eigentümerversammlung muss einmal im Jahr erfolgen. Teil der Versammlung sind alle Eigentümer der Gemeinschaft. Diese bestellt auch die Verwaltung durch einen entsprechenden Beschluss. Ist ein Verwalter bestellt, kümmert sich diese in den folgenden Jahren auch um die fristgerechte Einbestellung der Eigentümerversammlung.
Alle großen Sanierungs-/Modernisierungs-/Renovierungs-Maßnahmen am Gebäude müssen bei der jährlichen Versammlung vorgetragen und durch die Mehrheit der Eigentümer beschlossen werden.
Während der Versammlung ist die WEG-Verwaltung für das Führen des Protokolls und die Leitung, sowie den richtigen Ablauf zuständig. Bei Abstimmungen hat die Verwaltung allerdings kein Stimmrecht, sondern ist nur für die Erfassung der Beschlüsse und Stimmverhältnisse zuständig. Von der WEG-Versammlung getroffene Beschlüsse müssen im Anschluss durch die Verwaltung durchgesetzt werden.
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Was meint Sondereigentumsverwaltung?
Von Sondereigentum ist die Rede, wenn innerhalb einer WEG eine oder mehrere Wohnungen vermietet sind. Diese vermieteten Eigentumswohnungen sind dann Sondereigentum. Die Aufgaben der Verwaltung unterscheidet sich dabei nur unwesentlich von einer klassischen WEG. Die Mieter von Wohnungen in einer WEG sind jedoch nicht Bestandteil der Eigentümerversammlung und haben kein Stimmrecht.
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Unterschied zwischen Sondereigentum und Gemeinschaftseigentum
Zusätzlich zu den Zuständigkeiten für Instandhaltung und Abrechnung der WEGs ist vor allem auch die Verwaltung und Pflege des Gemeinschaftseigentums Aufgabe des Verwalters. Im Gegensatz zum Sondereigentum, welches nur einzelne Wohneinheiten umfasst, ist das Gemeinschaftseigentum von allen Bewohnern und Eigentümern eines Objektes gemeinsam nutzbar. Hierzu gehören insbesondere das gemeinschaftlich genutzte Treppenhaus, der Gehweg und ein gemeinschaftlich genutzter Garten. Was genau Teil des Gemeinschaftseigentums ist, kann der sogenannten Teilungserklärung entnommen werden. Diese gibt Aufschluss, wem, was zusteht und was gemeinschaftlich genutzt werden kann.
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